Rifa Seorang blogger dan internet marketer asal Sumedang, Jawa Barat. Saat ini aktif mengelola beberapa blog dan berjualan produk fashion secara online.

Pengertian POAC: Planning, Organizing, Actuating & Controlling

7 min read

Pengertian POAC Planning Organizing Actuating Controlling

Anda tentu tidak asing dengan organisasi karena cukup banyak terdapat di lingkungan masyarakat. Organisasi sangat beragam seperti organisasi pendidikan, organisasi budaya, organisasi petani dan masih banyak lagi lainnya.

Agar organisasi tersebut dapat berjalan dan berkembang dengan baik maka harus dikelola dengan baik. POAC merupakan prinsip manajemen yang banyak digunakan untuk mengelola organisasi.

Untuk lebih jelasnya, silahkan simak pengertian poac: planning, organizing, actuating and controlling.

Pengertian POAC : Planning, Organizing, Actuating & Controlling

POAC adalah singkatan dari planning, organizing, actuating dan controlling yang merupakan fungsi penting manajemen untuk kelangsungan suatu organisasi.

Mengelola organisasi harus dilakukan dengan menjalankan siklus manajemen yang terstruktur mulai dari merancang tujuan organisasi, pengelolaan sumber daya dengan tenaga kerja yang ada, menjalankan program kerja yang telah disusun hingga memantau kinerja organisasi tersebut.

1. Planning (Perencanaan)

Perencanaan dibuat agar organisasi atau perusahaan dapat mencapai tujuan atau menyelesaikan masalah yang ditargetkan. Oleh sebab itu, perencanaan ini selalu dibuat secara sistematis dan merupakan langkah rutin yang dipersiapkan di awal.

Selain itu, perencanaan juga tidak hanya fokus dengan pencapaian visi misi, namun bisa juga perencanaan untuk mengelola serta menggunakan sumber daya yang dimiliki oleh suatu organisasi atau perusahaan.

Hal yang harus diperhatikan dalam membuat perencanaan adalah memperhatikan batasan, sehingga perencanaan tersebut tidak terlalu umum dan lebih fokus.

Penetapan batasan dalam membuat perencanaan maka tujuan dapat tercapai dengan efektif dan efisien.

Sebelum membuat perencanaan, organisasi juga harus memperhatikan sumber daya yang dimiliki saat ini. Selain itu, mempertimbangkan faktor S.M.A.R.T dalam membuat perencanaan juga merupakan hal yang tidak boleh diabaikan.

Agar Anda lebih mudah memahami faktor S.M.A.R.T berikut adalah penjelasannya.

  • Specific (Khusus)

Perencanaan harus dibuat secara khusus dan jelas terutama dalam merancang tujuan dan ruang lingkup organisasi atau perusahaan Anda. Hal ini akan sangat membantu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan rencana telah dibuat karena sudah jelas apa saja yang harus dikerjakan.

  • Measurable (Dapat Diukur)

Anda harus mengetahui kemampuan organisasi atau perusahaan yang Anda jalan agar dapat membuat perencanaan yang sesuai. Perencanaan yang dibuat berdasarkan kemampuan organisasi akan menjadi tolak ukur keberhasilan dalam menjalankan program kerja atau rencana kerja yang telah dibuat.

  • Achievable (Dapat Dicapai)

Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang tidak berlebihan atau masuk akal sehingga bisa dicapai. Perencanaan yang terlalu tinggi dan tidak sesuai dengan kondisi organisasi atau perusahaan hanya akan menjadi mimpi belaka karena tidak mungkin bisa dicapai.

  • Realistic (Realistis)

Anda juga harus berpikir secara realistis dalam membuat perencanaan. Caranya yaitu dengan memperhatikan ketersediaan sumber daya yang ada serta keterampilan tenaga kerja yang dimiliki.

  • Time (Batas Waktu)

Anda harus menentukan batasan waktu untuk menjalankan perencanaan yang telah dibuat. Batasan waktu yang digunakan cukup beragam mulai dari harian, mingguan, bulanan, semester atau tahunan sesuai dengan kondisi program kerja.

Tujuan dari diberikan batasan waktu ini adalah agar para tenaga kerja semangat menjalankan program kerja sehingga dapat mencapai tujuan atau menyelesaikan masalah tepat waktu.

Keunggulan lainnya yaitu memudahkan perusahaan atau organisasi dalam menilai dan mengevaluasi pelaksanaan program kerja.

2. Organizing (Pengorganisasian)

Kegiatan ini merupakan pembagian penugasan secara spesifik kepada para anggota organisasi atau karyawan perusahaan. Tugas yang diberikan harus sesuai dengan bidang atau kemampuan masing-masing sehingga dapat berjalan dengan lancar.

Tujuan dilakukan kegiatan organizing ini adalah agar organisasi atau perusahaan dapat mencapai rencana atau menjalankan tujuan sesuai dengan sumber daya dan tenaga kerja yang dimiliki.

Jika semua sudah diorganisir dengan baik maka perencanaan pun dapat berjalan dengan baik dan sistematis.

Kegiatan organizing ini biasa dilakukan dengan membuat kelompok kegiatan menjadi beberapa departemen dan setiap departemen mempunyai subdivisi. Setiap orang dalam departemen dan subdivisi akan mempunyai tugasnya masing-masing sehingga mereka bisa lebih fokus dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Pembagian penugasan kerja yang spesifik juga dapat menghindarkan dari salah paham karena mereka telah mempunyai tanggung jawab masing-masing.

Penghasilan yang akan diterima oleh karyawan tentu berbeda-beda karena disesuaikan dengan jabatan yang dipegang. Semakin tinggi jabatan maka gaji yang diterima pun juga tinggi.

Hal ini dikarenakan tingginya jabatan berbanding lurus dengan kesulitan serta tanggung jawab yang diemban.

Pembagian tugas yang sesuai dengan keahlian masing-masing inilah yang akan menjadi kunci keberhasilan organisasi atau perusahaan dalam menerapkan salah satu prinsip manajemen.

3. Actuating (Pengarahan)

Prinsip manajemen yang ketika yaitu actuating, yang harus disinergikan dengan perencanaan dan pengorganisasian agar dapat menjalankan semua yang telah direncanakan dengan baik.

Dalam hal ini, yang diperlukan oleh perusahaan atau organisasi adalah kerja cerdas, kerja keras dan kerjasama semua anggota organisasi atau karyawan perusahaan.

Bagi seorang pemimpin, kemampuan dalam hal actuating sangat penting. Hal ini dikarena pemimpin harus dapat menggerakkan semangat atau motivasi kepada semua bawahannya sehingga mereka dapat bekerja dengan disiplin, efektif dan bertanggung jawab.

Beberapa pengarahan yang dapat Anda berikan kepada bawahan Anda yaitu seperti tidak boleh datang terlambat. Jika hal tersebut tidak dapat dihindari karena masalah darurat maka memberikan kabar dan alasan yang jelas.

Anda juga harus menekankan untuk saling menghormati satu sama lain agar tercipta suasana kerja yang baik dan nyaman.

Selain itu, Anda juga perlu memberikan pengarahan kepada bawahan Anda untuk tidak bertindak yang melanggar norma dan hukum seperti pelecehan, kekerasan atau rasis.

Arahan tegas yang Anda berikan akan berdampak baik terhadap lingkungan kerja atau organisasi. Hal ini akan mendorong mereka semua untuk saling menghargai, menjunjung nilai-nilai kesopanan, ramah dan adil.

Untuk dapat mencapai program kerja serta visi misi maka cara terbaiknya adalah mengoptimalkan sumber daya manusia yang dimiliki.

Agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan rapi dan tepat waktu maka proses pengerjaan harus sesuai dengan yang telah direncanakan.

Jika pun ada pekerjaan yang harus dilewati terlebih dahulu itu harus disesuaikan dengan keperluaan atau karena ada hal khusus.

4. Controlling (Mengontrol)

Selanjutnya prinsip manajemen terakhir yang harus disinergikan adalah controlling. Kegiatan ini biasanya dapat dilakukan dengan melakukan inspeksi, audit, pengawasan dan supervisi.

Tujuan diadakannya controlling adalah agar program kerja dapat berjalan sesuai dengan peraturan serta visi misi yang telah disepakati.

Manfaat lain dengan adanya kegiatan controlling adalah dapat mengetahui jika terjadi penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam proses menjalankan program kerja.

Mengetahui permasalahan sejak dini akan memudahkan perusahaan atau organisasi untuk mengevaluasi sehingga dapat segera dilakukan perbaikan.

Dengan demikian, para karyawan atau anggota organisasi akan menjalankan tugasnya lebih teliti dan berhati-hati agar tidak melakukan banyak kesalahan.

Analisis SWOT dalam Organisasi atau Bisnis

Teori SWOT sudah ada cukup lama yaitu pada tahun 1966. Teori ini terus melakukan modifikasi dan perkembangan agar dapat digunakan untuk mengatasi masalah dengan baik.

Teori SWOT terdiri atas 4 kata yaitu strength, weakness, opportunity dan threat atau lebih mudahnya dalam bahasa Indonesia kita kenal dengan kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman.

Kekuatan yang dimaksud dalam teori ini yaitu berupa hal positif yang dimiliki perusahaan atau organisasi, sedangkan kelemahan adalah kekurangan atau hal negatif di dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

Kesempatan adalah hal yang berasal dari luar dan bersifat positif, dan sebaliknya ancaman juga merupakan hal yang berasal dari luar namun bersifat negatif sehingga dapat membahayakan atau merugikan perusahaan atau organisasi.

Setiap perusahaan atau organisasi harus menggunakan analisis SWOT sebelum menjalankan proyek atau program kerja, sehingga program kerja tersebut akan dianalisis menggunakan empat faktor yaitu strength, weakness, opportunity dan threat.

Analisis SWOT bertujuan agar perusahaan atau organisasi dapat mencapai tujuan sehingga harus melibatkan beberapa proses. Melakukan identifikasi terhadap hal yang mendukung serta tidak mendukung faktor internal dan eksternal serta menentukan tujuan yang spesifik.

Setelah melakukan analisis SWOT maka beberapa hal yang dapat diterapkan menggunakan keempat faktor tersebut yang pertama yaitu kekuatan, perusahaan atau organisasi dapat mengetahui cara mengambil keuntungan dengan memanfaatkan peluang yang ada.

Kedua, kelemahan yaitu perusahaan atau organisasi dapat mengetahui cara mengatasi kelemahan yang mereka miliki sehingga tidak menghalangi kesempatan untuk mendapatkan keuntungan yang ada.

Ketiga, kesempatan yaitu perusahaan atau organisasi menemukan cara untuk mengoptimalkan kesempatan dengan baik sehingga dapat berdampak baik pula terhadap perusahaan atau organisasi.

Selanjutnya yang terakhir adalah ancaman, ancaman ini muncul dari kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi namun, jika sudah ditemukan cara mengatasinya yang baik maka ini akan menjadi ancaman balik bagi perusahaan atau organisasi yang lain.

Analisis SWOT memberikan banyak manfaat untuk kelancaran pelaksanaan program kerja pribadi atau perusahaan sekalipun.

Hal ini dikarenakan, ananlisis SWOT sangat detail dalam mempertimbangan potensi apa saja yang akan ditimbulkan dikemudian hari.

Perencanaan yang telah dianalisis menggunakan teori ini akan lebih terukur serta dapat diselesaikan dengan efektif.

Hubungan Analisis SWOT dan POAC

Seperti yang telah disebutkan di atas jika SWOT terdiri dari kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman, sedangkan POAC terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.

Sehingga jika keduanya dihubungkan, maka perusahaan atau organisasi dapat membuat perencanaa, pengorganiasasian, pengarahan dan pengendalian yang berlandaskan dengan kelemahan, kelebihan yang mereka miliki.

Selain itu, Anda juga dapat menjadikan hambatan sebagai tantangan dan dapat memanfaatkan peluang dalam mengambil kesempatan.

Agar analisis SWOT berjalan runtut maka Anda harus memperhatikan beberapa langkah seperti menetapkan tujuan.

Langkah pertama adalah perusahaan harus menetapkan tujuan utama yang harus dicapai. Langkah kedua, tentukan kedudukan yang berkaitan dengan tujuan yang ingin dicapai. Langkah ketiga, tentukan faktor pendukung dan penghambat agar lebih siap ketika menjalankan program kerja.

Faktor terakhir itu merumuskan apa saja kegiatan yang harus dilakukan sehingga tidak ada satupun yang tertinggal.

Menggabungkan analisis SWOT dengan POAC ini menunjukan bahwa Anda lebih siap dalam menjalankan rencana program kerja.

Dengan demikian, para pesaing tidak akan memandang sebelah mata perusahaan atau organisasi yang Anda pimpin.

Selain itu, kelebihan lainnya yaitu dapat memberikan gambaran yang jelas terhadap semua rencana baik yang sudah dijalankan maupun yang masih belum dijalankan.

Adapun beberapa kelebihan POAC yang perlu untuk Anda ketahui diantaranya sebagai berikut:

  • Mudah dalam membedakan kegiatan. Hal ini dikarenakan dalam menyusun perencanaan kegiatan dibagi menjadi beberapa departemen dan subdivisi, sehingga tugas yang diberikan pun sesuai dengan kemampuan dan keahlian masing-masing.
  • Tolak ukur keberhasilan. Anda dapat memperkirakan keberhasilan dari program kerja yang Anda buat karena dalam merancang program tersebut Anda telah mempertimbangkan sumber daya fisik beserta dengan sumber daya lain yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi.
  • Dapat mengidentifikasi hambatan. Hal ini dikarenakan Anda memahami kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi sehingga Anda pun menyiapkan cara untuk mengatasi hambatan-hambatan apa saja yang sekiranya berpotensi untuk terjadi.
  • Mengendalikan pertumbuhan dan perkembangan. Dalam pembuatan perencanaan, Anda telah menentukan batasan tujuan dan ruang lingkup sehingga program kerja anda lebih fokus. Dengan adanya batasan yang jelas ini, maka Anda pun dapat mengendalikan perkembangan dan pertumbuhan program kerja Anda.
  • Sebagai alat evaluasi. Perencanaan yang terorganisir dengan baik akan memudahkan Anda dalam melakukan pemeriksaan sehingga Anda dapat mengetahui sejauh mana pelaksanaan program kerja Anda.
  • Dapat mengetahui penyimpangan. Selama proses pengerjaan program kerja Anda mungkin menemukan beberapa penyimpangan yang tidak sesuai dengan rencana awal. Hal ini sangat baik sekali karena Anda dapat memberikan evaluasi sehingga bawahan Anda dapat meningkatkan kinerjanya dan bekerja lebih teliti serta tanggung jawab.

Pendekatan SWOT dapat membantu perusahaan atau organisasi untuk bekerja lebih efektif karena dapat mengatasi cara memanfaatkan kekuatan yang dimiliki serta cara mengatasi kekurangan yang dimiliki.

Selain itu, pendekatan SWOT juga dapat digunakan untuk mengetahui cara memanfaatkan kesempatan yang ada serta menghadapi ancaman dari pesaing.

Apabila pendekatan SWOT dan fungsi manajemen POAC dijalankan dengan baik sangat mungkin sekali untuk dapat mencapai tujuan dengan sukses.

Contoh Penerapan dalam Tugas KKN

Untuk memperjelas pemahaman Anda terhadap POAC dan SWOT berikut adalah contoh penerapannya dalam tugas KKN.

1. Planning

Observasi Lingkungan

  • Kebutuhan pendidikan (guru)
  • Kebutuhan sosial
  • Kebutuhan Religius

Hasil Penerapan Program

  • Umum
    • Mengajar di sekolah SD & Madrasah
    • Memberikan les tambahan sore hari
    • Mengadakan lomba cerdas cermat
  • Sosial
    • Sosialisasi hidup bersih
    • Memberikan penyuluhan daur ulang sampah atau barang bekas
    • Memberikan konseling mengenai bahaya narkoba dan obatan-obatan terlarang
    • Memberikan penyuluhan terhadap penggunaan gadget untuk anak-anak di bawah umur
    • Mengadakan syukuran
  • Religius
    • Mengajar mengaji untuk anak-anak
    • Mengadakan pengajian satu minggu sekali
    • Sholat berjamaah
    • Bergantian memberikan khutbah Jumat

2. Organizing

  • Latar belakang kegiatan
  • Menentukan tujuan/visi
  • Pengarahan tugas kepada divisi dan subdivisi
  • Pelaksanaan tugas masing-masing divisi
  • Rincian masing-masing tugas/ misi

3. Actuating

  • Fokus menjalankan pekerjaan masing-masing
  • Membantu pekerjaan teman dengan catatan sudah menyelesaikan tanggung jawab atau dalam kondisi yang penting

4. Controlling

  • Mengontrol emosi sumber daya manusia
  • Mengontrol lingkungan sekitar agar tetap kondusif
  • Mengontrol waktu pelaksanaan masing-masing program
  • Mengontrol dalam membuat kebijakan atau memutuskan sesuatu

Nah, itulah ulasan mengenai pengertian poac: planning, organizing, actuating and controlling serta hubungan dengan pendekatan SWOT. Semoga Anda dapat memahami ulasan yang disampaikan sehingga dapat menjalankan organisasi atau bisnis dengan lancar.

Selain itu, semoga contoh sederhana yang dilampirkan juga dapat mempermudah Anda dalam mendapatkan gambaran untuk menggunakan POAC dan SWOT dalam berorganisasi.

Rifa Seorang blogger dan internet marketer asal Sumedang, Jawa Barat. Saat ini aktif mengelola beberapa blog dan berjualan produk fashion secara online.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *